Spotkaniowe deja vu?

Dilbert o spotkaniach

Dilbert o spotkaniach

Chyba każdy uczestniczył kiedyś w spotkaniu, które można podsumować krótkim, acz wymownym określeniem „strata czasu”. Brak wyraźnego celu, nieodpowiedni dobór osób, przedłużające się debaty, niepotrzebne dygresje i ludzie, którzy nie zdążyli się przygotować albo szybko muszą wyjść, bo „śpieszą się na kolejne spotkanie”.

Nic dziwnego, że efekty 3-godzinnego posiedzenia mogą być, delikatnie mówiąc, niejasne, a kolejne kroki – mgliście zarysowane. Często zapada więc szybka decyzja, by za kilka dni zwołać kolejne spotkanie, na którym już nikt nie pamięta, co zostało ustalone, brakuje ważnej decyzyjnej osoby albo okazuje się, że nikt nie zarezerwował odpowiedniej sali i spotkanie nie może się odbyć… Brzmi znajomo? Tak, spotkania mogą zburzyć nerwy niejednej spokojnej osoby. I potrafią generować ogromne koszty.

Przy okazji polecam małe ćwiczenie: zastanówcie się, ile może kosztować Waszą firmę jedno godzinne cotygodniowe spotkanie angażujące 5-6 osób na różnych stanowiskach (bo chyba nie zakładaliście, że spotkania są darmowe? :). Ci, którzy już to policzyli, złapali się za głowę, jak powiedziałaby moja wspólniczka ;)

Spotkania nie działają

Hold a meeting!

Warsztat zamiast spotkania

Jak radzić sobie z plagą nieefektywnych spotkań? Jeśli już zdecydujemy, że zebranie kilku osób w jednym miejscu jest naprawdę niezbędne, warto rozważyć zastąpienie spotkania… warsztatem. Tak, zgadza się, właśnie proponuję Wam zamienienie 3-godzinnego posiedzenia na równie długi (a czasem trochę dłuższy) warsztat. I robię to z premedytacją :)

Warsztaty co-creation

Antek i Maciek na warsztatach co-creation o telefonii komórkowej

Po pierwsze, warsztat dużo mocniej niż spotkanie aktywizuje ludzi, którzy, pozbawieni komputerów i telefonów, odsunięci od biurek, oderwani od innych zadań, mają pochylić się nad danym problemem.

Po drugie, warsztat pozwala zdefiniować wspólny cel, który może być zrealizowany przez wspólne działanie. A to wprowadza ekscytację i nową, twórczą energię do projektu. Szczególnie w porównaniu z niektórymi spotkaniami ;)

Po trzecie, warsztat jest tak przemyślany i zorganizowany, że często pozwala zaadresować zagadnienia i problemy, które w innych okolicznościach wymagałyby kilku osobnych spotkań. O ekonomii z tym związanej pisałam już nieco wyżej ;)

Jako że w La Wonderlab dość często korzystamy z podejścia warsztatowego, dziś chcę Wam przedstawić kilka porad (z autopsji) odnośnie planowania dobrego warsztatu (o kwestiach związanych z przeprowadzaniem warsztatów opowiem w osobnym wpisie).

Jak zorganizować dobry warsztat?

Postaw problem

W pierwszej kolejności warto zastanowić się, jakie efekty warsztatu chcemy uzyskać. Może właśnie rozpoczynamy projekt i musimy zebrać wymagania biznesowe? Albo utknęliśmy w procesie projektowym i potrzebujemy świeżego spojrzenia? Czy też chcemy po prostu podsumować projekt i zebrać feedback do naszych pomysłów?

Warsztat można przeprowadzić na różnych etapach prac. Cel może być bardzo wyraźnie wyspecyfikowany, ale zdarza się, że warsztat wymaga od uczestników większej elastyczności i improwizacji. Niezależnie od sytuacji, wszyscy zgromadzeni powinni być w stanie odpowiedzieć na pytanie: po co tu jesteśmy i dlaczego to robimy?

Dobierz uczestników

Kiedy już nazwiemy nasze wyzwanie projektowe, zastanówmy się, kto pozwoli je najlepiej zaadresować. Przystępując do przebudowy Forum i Foto Forum Leroy Merlin na warsztaty co-creation zaprosiliśmy zaangażowanych użytkowników serwisu z całej Polski. Zależało nam na tym, by zmiany, które będziemy potem wprowadzać, były konsultowane z bardzo aktywną w tym serwisie społecznością. Chcieliśmy zrozumieć ich potrzeby, poznać sposoby korzystania z serwisu i problemy, na jakie natrafiają.

Czasem decyzje o doborze uczestników mogą nie być oczywiste. Może warto pomyśleć o pracownikach infolinii, którzy są „na pierwszej linii frontu” i na co dzień spotykają się z feedbackiem klientów końcowych? Albo o przedstawicielach działu, który zwykle był pomijany przy tego typu zadaniach, a posiada żywotne interesy w naszym projekcie? Czy ludzie, których bierzesz pod uwagę, już się znają czy może zobaczą się po raz pierwszy? Czy mieli okazję już razem pracować? Czy są między nimi sprzeczne interesy/konflikty? Czy są otwarci na pracę grupową, wspólne generowanie pomysłów, wyrażanie własnego zdania? Zrób dobry wywiad przed warsztatem. Weź pod uwagę nie tylko to, jakich uczestników chcesz zaprosić, ale też to, czy wiesz, w jaki sposób do nich dotrzeć.

Przemyśl aktywności

Jednym z moich ulubionych (ale też nie oszukujmy się – najtrudniejszych) etapów prac nad warsztatem jest planowanie aktywności i zadań, nad którymi będzie pracować grupa warsztatowa. Nawet krótki warsztat wymaga solidnego, najczęściej wielogodzinnego przygotowania. Trzeba wcześniej zebrać wiedzę na dany temat, przeprowadzić wywiady z interesariuszami, zestawić wyniki badań, dobrać techniki warsztatowe czy opracować materiały warsztatowe.

Szukając inspiracji do planowania warsztatu można sięgnąć po klasyczne już publikacje takie jak Gamestorming czy Innovation Games, ale warto samemu przerabiać i testować różne metody tak, by dostosować je do własnych potrzeb.

Zastanawiając się nad zadaniami, pamiętajmy, że generowanie pomysłów wymaga rozgrzewki kreatywnej, podczas której wprowadzimy uczestników w atmosferę warsztatu, przedstawimy problem i dostarczymy wiedzy do tworzenia i twórczego przekształcania pomysłów. Zadbajmy o to, by aktywności były różnorodne i atrakcyjne dla grupy. Pomyślmy też o odpowiednim zamknięciu i podsumowaniu warsztatu tak, by jasno określić kolejne kroki i priorytety projektu.

Kiedy już opracujemy plan warsztatu, dobrze jest zapisać go w formie scenariusza, który pozwoli nam kontrolować przebieg takiego spotkania, czasowo i merytorycznie. Natomiast ponowne przeanalizowanie scenariusza pod kątem celów, jakie postawiliśmy sobie przed warsztatem, może pomóc nam rozwiać ewentualne wątpliwości i zoptymalizować plan.

Zachowaj zimną krew

Jak widać, nas też nie omijają trudne przypadki... ;)

Jak widać, nas też nie omijają trudne przypadki… ;) Antek zwycięsko wychodzi z potyczki z przejściówką do laptopa tuż przed WUD Silesia 2014.

Jak wiadomo, uczeni wyliczyli, że jest tylko jedna szansa na milion, by zaistniało coś (…) całkowicie absurdalnego. Jednak magowie obliczyli, że szanse jedna na milion sprawdzają się w dziewięciu przypadkach na dziesięć, jak pisał Terry Pratchett w „Równoumagicznieniu”. Zasada ta zdecydowanie sprawdza się w przypadku warsztatów – w najmniej odpowiednich momentach zdarzają się rzeczy najbardziej nieprawdopodobne i absurdalne.

I takie, które mogą „położyć” cały warsztat. Czy mamy odpowiednią przejściówkę do projektora i ładowarkę do komputera? Czy wszystkie kable zostały dobrze podpięte? Czy przygotowaliśmy odpowiednią ilością materiałów? Czy w sali warsztatowej nie jest za zimno/za ciepło/za jasno/za ciemno? Sprawdzenie wszystkiego jeszcze przed warsztatem dwa trzy razy pozwoli nam uniknąć takich przykrych niespodzianek.

Na koniec

Przemyślany i zaplanowany warsztat może być dobrą alternatywą dla niejednego spotkania. Jeśli jednak jesteście skazani przywiązani do spotkaniowej formuły, może Wam się przydać garść wytycznych jak wypaść błyskotliwie na spotkaniu oraz jak wypaść błyskotliwie na video konferencji.

A już w następnym wpisie z tej serii garść przemyśleń odnośnie przeprowadzenia warsztatów co-creation.

Aktualizacja

Na zakończenie jeszcze film polecany przez naszą czytelniczkę, Beatę z Warszawy (dziękujemy, pozdrawiamy). Obyście nigdy nie musieli uczestniczyć w takim spotkaniu :)